In jeder Firma, in der ich als Key-User gearbeitet habe, gab es diesen einen Ordner. Grau, im Regal hinter dem Drucker, Aufschrift «ERP Schulung». Innen: Ausdrucke von Bildschirmmasken, die es so seit drei Versionen nicht mehr gibt.
Niemand wirft ihn weg. Weil alle spüren, dass er das Einzige ist, was schriftlich existiert.
Das eigentliche Handbuch war immer ein Mensch. Meistens jemand aus der Arbeitsvorbereitung oder dem Einkauf, seit zwanzig Jahren im Haus, der weiss, warum das Feld 3 nicht benutzt werden darf, was passiert, wenn man einen Auftrag zweimal freigibt, und welche der elf Auswertungen tatsächlich stimmt.
Wenn dieser Mensch geht, merkt es die Firma nicht am Tag der Verabschiedung. Sie merkt es vier Monate später, wenn zum ersten Mal etwas schiefgeht, das er immer stillschweigend abgefangen hat. Dann sucht jemand zwei Tage nach einer Ursache, die für ihn eine Minute gewesen wäre.
Deshalb ist eine anstehende Pensionierung im Umgang mit einem alten ERP kein Personalthema. Sie ist ein Systemthema, und sie hat einen Termin.
Es sind selten die Klicks. Die lernt eine Nachfolgerin in zwei Wochen. Es sind die vier anderen Dinge:
Die Ausnahmen. Jedes ERP hat Felder, die im Haus anders benutzt werden als vorgesehen. Der Kommentar im Kopf des Auftrags, in dem seit Jahren die Abweichung zur Zeichnung steht. Der Artikeltext, dessen erste drei Zeichen eine Lieferantenkennung sind. Nichts davon ist dokumentiert, alles davon ist im Alltag entscheidend.
Die Gründe. Warum die Wiederbeschaffungszeit bei diesem Lieferanten auf 45 Tage steht, obwohl er in 20 liefert. Es gab einen Grund. Wenn er verschwindet, korrigiert der Nächste die Zahl, und ein halbes Jahr später steht die Produktion.
Die Umwege. Jede Firma hat zwei oder drei Abläufe, die nicht durchs System gehen, sondern über eine Excel-Datei, eine Mailregel oder ein Blatt Papier. Sie funktionieren, solange die Person da ist, die sie erfunden hat.
Die Zugänge. Wer hat das Kennwort für die Administratorkonsole. Wer beim Softwarehaus ist der Ansprechpartner. Wo liegt der Lizenzschlüssel. Erstaunlich oft: in einem Kopf und in einem Ordner, der nicht mehr auffindbar ist.
Fragen Sie in Ihrer Firma einmal nach, wann die Sicherung des ERP zuletzt tatsächlich zurückgespielt wurde.
Nicht «wann wurde zuletzt gesichert». Das weiss jeder, und es steht in einem Protokoll. Sondern: Wann hat zuletzt jemand eine Sicherung genommen und daraus ein laufendes System gemacht?
In den meisten Betrieben lautet die Antwort: noch nie. Oder: bei der Einführung, vor elf Jahren.
Eine Sicherung, die nie zurückgeholt wurde, ist keine Sicherung. Sie ist eine Datei, von der man annimmt, dass sie funktioniert. Und die Annahme prüft sich an dem Tag, an dem es darauf ankommt, zum ersten Mal.
Der Aufwand ist kleiner, als die meisten erwarten, weil es nicht darum geht, das System zu dokumentieren. Es geht darum, das aufzuschreiben, was nur in einem Kopf existiert.
Das ist kein Digitalisierungsprojekt. Es ist eine Bestandsaufnahme, und sie ist die Voraussetzung für jede Entscheidung, die danach kommt: weiterbetreiben, verbinden, oder ablösen.
Die häufigste Reaktion nach so einer Aufnahme ist nicht «wir brauchen ein neues System». Sie ist: «So schlimm ist es gar nicht, wir wussten es nur nicht.»
Das ist ein gutes Ergebnis. Denn eine ERP-Ablösung ist das grösste Projekt, das ein KMU sich zumutet, und sie bindet über Monate genau die Menschen, die ohnehin zu wenig Zeit haben. Wer stattdessen weiss, was er hat, kann die zwei oder drei Abläufe herausnehmen, die wirklich Zeit kosten, und den Rest laufen lassen. Wie das aussieht, steht im Artikel ERP ersetzen oder eine Schicht darüberlegen.
Sie haben ein System, das läuft, und eine Pensionierung im Kalender? Wir nehmen es auf, bevor jemand es ersetzt. Mehr dazu auf der Seite Altes ERP, oder schreiben Sie uns direkt.
