Bevor wir mit einem Kunden über KI-Werkzeuge sprechen, legen wir eine Frage auf den Tisch: Rechnet sich das überhaupt? Die Antwort braucht keine Studie und kein Beratungsprojekt. Eine einzige Faustregel reicht für die erste Runde.
Eine dauerhaft eingesparte Stunde pro Woche ist rund CHF 2’500 Arbeitszeit-Wert im Jahr.
Die Herleitung ist unspektakulär: Ein Sachbearbeiter-Arbeitsplatz in Einkauf, Innendienst oder Lager-Administration kostet den Arbeitgeber mit allem gerechnet etwa CHF 55 pro Anwesenheitsstunde, also Lohn, Sozialleistungen und Arbeitsplatz. Ein Jahr hat nach Ferien, Feiertagen und Absenzen rund 45 effektive Arbeitswochen.
1 Stunde × 45 Wochen × CHF 55 ≈ CHF 2’500.
Damit wird jede Routine messbar. Wer täglich zwanzig Minuten Lieferscheine abtippt, verbraucht knapp zwei Wochenstunden, also rund CHF 5’000 im Jahr. Eine Abteilung, die sechs Wochenstunden Routine findet, sitzt auf etwa CHF 15’000. Und sechs Stunden sind kein Ausreisser: Das ist die Grössenordnung, die wir in Standortbestimmungen regelmässig antreffen.
Die Formel ist ein Werkzeug und kein Verkaufsargument. Drei Grenzen gehören dazu.
Zeitwert ist nicht Bargeld. Die eingesparte Stunde wird erst zu Geld, wenn sie in Wertschöpfung fliesst: mehr Aufträge, weniger Überstunden, keine Nachbesetzung. Was mit der freien Zeit passiert, entscheiden Sie und nicht das Werkzeug.
Dann die Anlaufzeit. Im ersten Monat spart ein neues Werkzeug wenig. Der volle Effekt kommt ab dem zweiten oder dritten Monat, wenn die Handgriffe und das Vertrauen sitzen.
Und es rechnet sich nicht alles über Zeit. Eine Fehlteile-Frühwarnung verhindert Stillstand, ein sauberer Spend-Report stärkt die Verhandlungsposition. Solche Nutzen sind real, gehören aber in eine eigene Rechnung. Wer sie mit dem Zeitwert vermischt, rechnet sich das Projekt schön.
Wer die Rechnung macht und auf weniger als zwei Wochenstunden kommt, hat ein Ergebnis, das genauso wertvoll ist: Dann lohnt sich ein KI-Projekt an dieser Stelle nicht. Eine Regel, eine Vorlage oder ein aufgeräumter Prozess sind dann die bessere Antwort, und deutlich billiger.
Wo Ihre Abteilung steht, zeigt der Gratis-KI-Check in rund drei Minuten: zehn Fragen, sofortiges Ergebnis, kein Verkaufsanruf danach.